会社概要・業務内容

社名：東洋通信工業株式会社
ホームページURL：https://www.totuko.co.jp/
所在地：東京都新宿区
従業員規模：１５０人
業種：情報通信業
事業内容：L&C オフィス改革ソリューション、映像ソリューション、業種・業務ソリューション、データセンター・クラウドサービス、ICT基盤構築ソリューション、ICT保守・運用サービスソリューション、働き方改革サポートサービスCoCoシリーズ

社内の美化運動をきっかけに始めた、ペーパーレス化とフリーアドレス化

当社は美化運動をきっかけに、「Liberty & Creation Office（自由と未来を創造するオフィス）」というコンセプトを掲げ、自社の働き方改革を進めてきました。平成26年に、その後に実施するテレワークの基盤となる、ペーパーレス化とフリーアドレス化を実現しました。
以前は営業や総務などの内勤者を中心に紙ベースの業務が行われていましたが、セキュリティを担保したモバイルワークを導入してからは、働く場所と時間の自由度を高め、生産性向上だけでなく人材確保や人材活用にも役立てています。

クラウド主体のDX推進を行い、社外からのデータアクセスをスムーズに

さらなるテレワークでの生産性向上を目指すDX化推進として、役員と現場社員によるプロジェクトを立ち上げ、約2年かけて実務に基づいたベストな方法を模索しました。具体的には、クラウド型のプラットフォーム上にローコードツールを活用した営業支援システム（自社開発）や、伝票や申請フォーマットの電子化などに取り組み運用を開始しました。ひとつの例ですが、営業部門から技術部門への業務支援依頼において、従来の紙ベース運用での無駄なプロセスを排除し、人件費約一人分の工数を削減できました。また、今まで部門・担当でまちまちな運用をしていたデータ・文書の保管・管理は全社文書管理規定のもと一元化され、クラウドサーバーを活用した保管場所へと移行させました。全社共通ルールの運用開始で、誰でもどこでも必要な情報にすぐにアクセスできる環境を整えました。

時間の有効活用による業務のスピードアップ、全社情報共有で生産性向上

業務に携わる誰もが必要な情報にいつでもアクセスできるようになったことで、かつては家族の急病や学校行事への参加のために休みを余儀なくされていた社員も、テレワークによって時間を有効に使えるようになりました。
また、ワークフローの電子化により、伝票や申請処理の中断や滞留が減少し、担当者間の連携が円滑になったことで、1つのタスクが完了するまでのスピードが格段に向上しました。さらに、必要なデータ・文書の検索時間短縮はもちろん、整理されたデータ・文書の存在により全社員相互の情報共有を促し、担当引継ぎなどの時間も大幅に短縮されました。これはテレワークをきっかけに生産性向上に大きく貢献した事例といえます。

社員の自律を促し、テレワークをより活用しやすい組織へ

現在、当社は採用に力を入れており、年間10人程度のペースで新戦力の獲得を計画しています。現在の執務スペースは出社率70％を想定してフリーアドレスを導入していますが、社員が増えると席が不足する可能性があります。社員のワークライフバランスと生産性向上との両立を目指す中で、テレワークの利用率をどのように上げていくかが課題です。そのためには抜本的なレイアウト変更などの環境整備と共に、自立型社員の育成が重要です。現在取り組んでいるキャリア別研修や、組織エンゲージメント向上のためのタウンミーティングを通じて、組織の在り方や働き方について社員自らが築いていくマインドを醸成していきたいと考えています。