会社概要・業務内容

社名：株式会社こどもりびんぐ
ホームページURL：https://kodomoliving.co.jp/
所在地：東京都千代田区神田神保町2丁目5番北沢ビル7F
従業員規模：３０人（令和７年1月現在）
業種：情報通信業
事業内容：雑誌の発刊及び出版、インターネットを含めたコンテンツ全般に関する事業

テレワーク業務や法改正に対応した管理部門のシステム化を推進

当社はサンケイリビング新聞社から、幼稚園児とママの情報誌「あんふぁん」と、働くママと園児の情報誌「ぎゅって」の事業譲渡を受けて令和2年に新設した会社です。事業譲渡の対象が事業部門のみであったため、設立した当初は、経理や人事、労務、法務といった管理業務を進めるためのシステムが何も整っていない状態でした。そこで優先順位をつけ、まずはクラウド型の財務会計システムと従業員向けのクラウド型経費精算システムを、次にクラウド型の勤怠管理システムを導入しました。
この段階で一定の管理機能は整いましたが、次に課題となったのが請求管理業務でした。コロナ禍だったこともあり、基本的にはテレワークを推進していましたが、管理部門の社員に関しては、紙の請求書を発行する作業のために月末・月初は出社が必須という状況が続いていたのです。また請求管理業務においては、同時期に始まった電子帳簿保存法やインボイス制度といった法改正への対応も踏まえる必要がありました。

テレワークの推進により請求管理業務のコストを大幅に削減

請求管理業務においては、新たに請求書電子化のシステムを導入しました。これにより経費精算や請求書処理作業のためだけに出社をするという無駄を省くことができ、テレワークがさらに推進され働き方にも変化が生まれました。特に月末の請求書発行作業期間に経理担当者がテレワークを選択できるようになったことは、大きな成果です。また、システムの導入により、経費削減効果も生まれました。従来、請求書作成及びチェックのために延べ40時間程度かかっていた作業時間を、約2割に圧縮することができました。さらに売掛金が入金された後の入金消込作業を自動化することで、約8時間の削減に成功しました。その結果、売上関連業務を全体で84%削減し、コストにして数百万の圧縮を達成しました。
加えてシステムの導入は、法改正への対応をスムーズに進めるうえでも成果を上げました。煩雑な手続きや変更対応が効率化され、業務の負担軽減にも繋がっています。

現行システムと新システムとのAPI連携で現場の負担を軽減

当社がシステムを導入するにあたって意識した点は、「現場である事業部の混乱をきたさない導入」です。新しいシステムを導入することは、事業部にとっては間違いなく負担になります。そのため大きなシステムの変更は管理部門のみにとどめると同時に、事業部の作業に関しては、事業部がこれまで使用していたシステムを流用し、そのシステムと新システムをAPI連携することで負担感のない現場導入を図りました。
多少は事業部側で行う作業にも変更点が発生しましたが、導入したシステムのサービスマニュアルが充実していたため、そのまま社内資料として使用することができました。アプリの操作方法なども同資料に詳しく書いてあったため、特に研修等を設けずとも、スムーズに新システムに移行することができました。

管理業務のシステム化が、売上部門の業務効率化も実現

管理業務のシステム化は、売上部門の業務効率化にも良い影響がありました。以前は取引先社内での請求書の紛失が時々発生し、入金がないことがありました。その場合、現場の営業社員が取引先に電話で状況の確認をする必要があったのですが、請求管理業務をシステム化し、請求書が電子送付に切り替わって以降は、取引先の経理担当者に直接メールで請求書が送られ、そのメールの開封状況まで把握ができるようになりました。売上部門の社員の負担が軽減され、結果的には管理部門だけでなく、全社的な業務の効率化にもつながりました。
ただ電子化により利便性が高まった一方で、当社に郵送されてきた紙の請求書を見落としてしまうケースが何度か発生しています。テレワークが増え、ポストを確認する機会が減ったことも背景にあるでしょう。現状、紙と電子が混在するのは仕方がないことだと捉え、この過渡期はコミュニケーションを密に取り合うことで乗り切ろうと考えています。