会社概要・業務内容

社名：株式会社ノヴィータ
ホームページURL：https://www.novitanet.com/
所在地：東京都渋谷区
従業員規模：３２人
業種：情報通信業（Webマーケティング業）
事業内容：Web制作・運用事業、人材支援事業、メディア運営支援事業、事業継続支援事業、地域共創事業

管理系部門の出社は週1回程度。事前の段取りで出社日を減らす工夫を

当社は基本的に全社員がフルリモート勤務の体制になっており、管理系部門も同様です。コロナ禍でフルリモートへ移行した際、電子押印ツールを導入し、顧客の了承を得て、契約書類の電子化を推進しました。電話はすべてクラウドフォンに切り替え、取り次ぎの手間をなくしています。
とはいえ、顧客の事情によっては電子書類の対応が難しい場合もあり、今も郵送でのやり取りは残っているため、出社しなければできない業務もいくつかあります。ただ、出社した日にそれらの業務をまとめて済ませられるよう、事前に細かく業務を切り分けて段取りをつけておくので、週１回程度の出社に抑えられています。

テレワーク導入後は管理系部門を含め全社的に残業時間が減少

テレワーク導入により、通勤にかかる時間と負荷が減った結果、当社全体で残業時間が減少しました。特に管理系部門は社内外とのやり取りが多く、自分たちだけで業務を完結できるわけではないので、以前は残業せざるを得ないことが多々ありましたが、現在はかなり改善されています。
週１回の出社でどれだけ効率よく業務をこなせるかを考え、段取りを整えるという意識が、テレワークを契機に強くチームに根付いたためだと考えています。

業務分解ができていたおかげでテレワーク導入がスムーズに

もともと当社には日々の業務内容を細かく記録して管理する文化があるため、テレワーク導入時も、出社しなければならない業務とそうでない業務の切り分けは比較的容易にできたと思います。特に管理系部門には「仕組み化」が得意なメンバーがおり、細かい業務分解やマニュアルなどのドキュメント化を推進してくれていたため、ほぼすべての業務がわかりやすく可視化された状態でした。
おかげでテレワークへの移行がスムーズだっただけでなく、「数少ない出社日に必要な業務をまとめて行えるよう、事前に準備しておく」という現在のスタイルにも役立っていると感じます。

管理系業務フローの明確化がテレワーク移行への最初の一歩

一般的に、管理系部門では業務フローが曖昧なケースが多いように思います。特に小規模企業では、経営者が一人で管理系業務を担い、「なんとなく」進めている場合もあるのではないでしょうか。管理系業務のテレワーク化を進めるために、まず大切なのは業務フローの可視化、明確化です。そのうえで、フローのこの部分は出社する必要がある、ここは在宅でできる、ここはツールを導入すれば在宅でできる、といった切り分けが可能になります。
管理系業務は売上げに直結するものではないので後回しにされやすいのですが、テレワークへの移行に限らず、会社の安定性のためにも業務フローを明確にしておくことをおすすめします。